Sachverhalte zu betrachten ist eine Form des Nachdenkens. Dabei machen wir uns Auslöser, Abläufe, Abhängigkeiten und Effekte bewusst. Während eine Maßnahme abgewickelt wird, kümmern wir uns aufmerksam um den aktuellen Schritt. Dadurch fehlt in diesem Moment der nötige Abstand zu unserem Tun. Dies verstellt uns den Blick auf Zusammenhänge und mittelbare oder langfristige Auswirkungen. Darüber hinaus wird viel Zeit in die Diskussion von unnötigen Sachverhalten verschwendet. Dies findet vorab statt, selten während und eher rückblickend, um beispielsweise Verantwortliche für das Scheitern zu finden. Der beste Zeitpunkt, um etwas zu lernen, ist am Ende eines Abschnitts. Dabei ist es unwichtig, ob es sich um ein Zeitalter, Paradigma, Vorhaben, eine Phase oder ein Arbeitspaket handelt.
Die Amplitude und Dauer eines Durchlaufs verläuft nicht so gleichmäßig, wie oben idealtypisch dargestellt. Jeder Abschnitt folgt einem eigenen Ausschlag und dauert bei jeder Runde verschieden lang. Dadurch endet zu jeder Zeit mindestens eine Phase. Diese Meilensteine sind entweder das Ende einer Unternehmung oder der Übergang zu einer Folgephase. In diesem Moment sind alle Aktivitäten abgeschlossen. Es fehlen nur noch die mittel- und langfristigen Auswirkungen, die sich von allein ergeben. Es gibt keinen besseren Moment, um auf eine vollendete Aktion zu blicken. Ob wir glauben, dass sich die Vergangenheit wiederholt oder nicht, ist dabei unwesentlich. In der Rückschau haben wir eine ausreichende Distanz, um die Zusammenhänge zu erkennen. In jedem Fall werden immer Aspekte sichtbar, die längerfristig gültig sind. Die Dauer eines Vorhabens und der Phasen beträgt bei einer gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Initiative schnell Monate oder Jahre. Ein agiles Projekt führt einen Sprint in vier Wochen durch und eine militärische Eingreiftruppe braucht für eine Aktion eine Nacht. Am Ende von allen Aktivitäten bietet es sich an, auf die Geschehnisse und Ergebnisse zurückzublicken. Das Erlebte ist im Gedächtnis noch leicht abrufbar. Die Teilnehmer erinnern sich kurz danach an die Durchführung, was getan werden sollte, wie es stattgefunden hat und was es dabei zu lernen gibt. Sie könnten am Ende eines jeden Arbeitstages Erkenntnisse aus den Tätigkeiten und Ergebnissen ziehen, um am nächsten Tag besser zu sein. Allerdings belasten regelmäßige kurzfristige Termine die Arbeitszeit. Deshalb sollten wir ausreichende Meilensteine festlegen, aber nicht mehr.
Wir haben durch diese After Action Reviews folgende Vorteile:
- Frühzeitig scheitern
Je früher wir einen Holzweg erkennen, umso eher können wir die Sackgasse wieder verlassen. Dies spart Zeit und Geld. Es vermeidet Aufwände für etwas, das nicht mehr zum Einsatz kommt. Ganz zu schweigen von den unnötig abgestimmten Verbindungen zu parallelen Aktivitäten, die ebenfalls nicht mehr benötigt werden. - Frühzeitig lernen
Als Individuen lernen wir unbewusst ständig dazu. Wir verbessern unser Tun, sobald eine Hürde auftaucht, und finden eine Lösung, die das Problem umgeht. Wenn sich das Ganze wiederholt, übernehmen wir den gefundenen Umweg in unsere Routine. - Frühzeitig anpassen
Seit Lean Management schauen alle nach Japan. Die Mitarbeitenden können dort die Produktionslinie anhalten, wenn sie einen Fehler feststellen. In kürzester Zeit wird die Fehlerquelle ausgemacht und behoben. Dadurch wird verhindert, dass sich Fehler vervielfältigen und in der Folge die Nacharbeitskosten explodieren.
Fazit: Meilensteine entstehen nicht von allein. Sie werden etabliert. Jede Anstrengung braucht eigene Meilensteine mit einer gewissen Häufigkeit. Idealerweise haben die Aktivitäten einen ausreichenden Fortschritt erzielt, wenn durch den Rückblick zukünftig unnötige Fehlentwicklungen vermieden werden. Gleichzeitig werden alle Beteiligten auf den aktuellen Stand gebracht. Der Abschluss einer Phase ist dabei der richtige Moment. Teilnehmer sind noch verfügbar und die Erinnerungen sind wacher als irgendwann später.
