Sobald Sie Herrn Hammer einen Hammer geben, sieht alles wie ein Nagel aus. Dieser Fluch hat mit der Arbeitsteilung begonnen. So entstehen nebeneinander Schrauber, Säger, Schleifer, Maler, Schweißer, Kleber usw. Alle sprühen vor Energie und gestalten das Umfeld abhängig von dem Fachgebiet. Auf ähnliche Weise entstehen verwaltungsmäßige oder besser bürokratische Funktionen in Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung. Alle übernehmen engagiert ihre Aufgaben und erzeugen einen Verwaltungsakt nach dem anderen. Wie lässt sich dieses Schicksal stoppen?

Nehmen wir als Beispiel einen Konzern, der sein Hauptquartier irgendwo in der Welt hat. In verschiedenen Regionen existieren lokale Hauptquartiere, die über eine ähnliche Struktur und Aufgaben verfügen. Das Hauptquartier (HQ) steuert die lokalen Hauptquartiere (LHQ), die die Standorte steuern. Alle verfügen über Stabsstellen, die eifrig Strategien, Sollvorgaben und Richtlinien entwickeln – natürlich jeder für seinen Verantwortungsbereich. Das Ergebnis ist eine Flut von Regelungen, die mehrfach erarbeitet werden, sich überlappen und sich häufig widersprechen. Durch immer mehr hierarchische Ebenen multipliziert sich dieser Effekt.

Die folgenden Maßnahmen könnten die Entwicklung entschärfen.

1. Klare, überschneidungsfreie Verteilung von Aufgaben, Kompetenz und Verantwortung.
   Jede Verwaltung erhält ein abgestimmtes Bündel an Aufgaben, klare Befugnisse und Verpflichtungen. Dadurch wird Doppelarbeit vermieden, es entstehen weniger Bestimmungen und eine geringere Vielfalt an Interpretationen. Die dazugehörigen Einheiten verschlanken sich.
2. Bündelung der Rollen an der höchstmöglichen Stelle.
   Je weiter oben die Regelungen in der Hierarchie positioniert werden, desto einheitlicher und wirtschaftlicher werden die Ergebnisse. Dies gilt vor allem für grundlegende Leitlinien, wie z.B. das Berichtswesen, Leistungsbeurteilungen oder Reiserichtlinien.
3. Definierte Eskalations- und Entscheidungswege.
   Die meisten Reibungsverluste entstehen durch unklare oder konkurrierende Entscheidungen. Die klaren, für alle verfügbaren Beschreibungen der Ebenen, Prozeduren und dazugehörigen Gremien von Entscheidungen, ermöglichen es allen, den Instanzenweg zu befolgen.
4. Konkrete Repressalien bei Zuwiderhandlung.
   Regeln, die nicht mit schmerzhaften Strafen verbunden sind, entschärfen die Vorgaben. Ein verständlicher Katalog an Folgen bei Zuwiderhandlung erhöht die Wahrscheinlichkeit der Befolgung.

Fazit: In jeder Organisation, egal wie groß oder verteilt über die Welt, kann die Bürokratisierung durch Neuordnung der Zuständigkeiten reduziert werden. Dazu sind redundanzfreie Rollen, die möglichst hoch angesiedelt, mit klaren Instanzenwegen und allgemeine gültige Sanktionen versehen werden erforderlich.

P.S.: Das Beispiel der Europäischen Union zeigt die gleiche Tendenz. Solange die EU sich den Luxus leisten kann nationales Recht in Konkurrenz zum europäischem Recht zu haben, werden Unmengen an Steuergeldern für unnötige Verwaltung verschwendet – ganz abgesehen von den bürokratischen Hürden zwischen den 28 Mitgliedsstaaten. Die überschneidungsfreie Aufgabenverteilung, die Ansiedelung der regulierenden Behörden an oberster Stelle, klare Instanzenwege für jeden EU-Bürger und ein für alle bindendes, einheitliches Rechtssystem würden bürokratische Abläufe erleichtern. Durch die Bündelung von nationalen Aufgaben in der EU könnten zehn Prozent der nationalen Beamtenapparate eingespart werden.