Je größer ein Projekt, desto mehr Menschen sind beteiligt, desto mehr Zwischenergebnisse und Meilensteine werden erzeugt, desto mehr Koordination ist erforderlich und desto höher sind die Kosten. Es wird viel Aufwand in die Berichterstattung für die Entscheider und Steuerkreise gesteckt. Leider bestimmt das Projektteam vorher selten das Profil der Zielgruppe. Dabei haben die Eigenschaften der Entscheider einen großen Einfluss auf die Wirksamkeit der Kommunikation. Der sich ergebende, unnötige blinde Fleck führt oft, trotz guter Ergebnisse, nicht zu einer angemessenen Würdigung.

Viele verdrängen, dass die Projektarbeit heute aus weniger als fünfzig Prozent inhaltlicher Problemlösung und aus mehr als fünfzig Prozent Kommunikation besteht. Die Berichte haben eine besondere Funktion, da sie die Ergebnisse vorstellen und erklären. Dadurch tragen sie entscheidend zum Erfolg und Misserfolg bei. Fehldeutungen und falsche Einordnungen unterminieren die objektiv guten Resultate. Ein Hauptgrund für die mangelhafte Präsentation ist der Irrglaube, dass bereits die gute Lösung genügt, um erfolgreich zu sein.
Man stelle sich den Erfinder eines Allzweckmessers für die Küche vor, das nicht mehr abstumpft. Er zeigt kurze Videos, in denen das Messer Gemüse, Fisch und Fleisch wie Butter zerteilt. Als besonderen Clou hatte er seine Erfindung in einem Schlachthof vier Wochen im Dauereinsatz getestet. Das Video zeigt, wie die Schlachter das Messer mehrfach in Schweine rammen und sie in Einzelteile zerlegen, obwohl die Zielgruppe Hausfrauen sind, keine Schlachter. Mit seiner objektiven Vorführung der Leistungsfähigkeit des Messers weckt er beim Publikum ungewollt mörderische Szenarien. Entsprechend verfehlt die Präsentation die gewünschte Wirkung.

Ein wichtiges Element bei der Vorbereitung einer Präsentation ist die Berücksichtigung der individuellen Eigenschaften und Vorstellungen der jeweiligen Zielgruppe. Dies erfordert eine frühzeitige Profilierung. Die Erstellung des Profils ist mit der richtigen Struktur (z.B. Selbstbild http://ow.ly/wsIdP) ohne größeren Aufwand möglich.

Durch das konkrete Verständnis der Zielgruppe lassen sich die folgenden Aspekte erreichen.

• Sie bieten der Zielgruppe Raum für eigene Assoziationen, indem Sie sich auf die Informationen beschränken, die die Zielgruppe interessiert. Die Nominalisierung bestimmter Tätigkeiten schafft Anknüpfpunkte an deren alltägliche Erfahrungen, z.B. das Schneiden des Gemüses, das Tranchieren des Fleisches.
• Die Verbindung der Ergebnisse mit den Erfahrungen und Überzeugungen der Zielgruppe erleichtert es ihnen, die Botschaften in die eigenen Anschauungen einzubauen. Verallgemeinerungen und Klassifikationen locken beim Zuhörer viele Gedanken hervor, z.B. das Auge isst beim Essen stets mit; die kalte Küche lebt vom Schneiden.
• Die Nutzung von Beispielen aus dem Erfahrungsbereich der Zuhörer aktivieren deren Vorannahmen und bestehenden Erklärungen von Ursache und Wirkung und verknüpfen sie mit der Präsentation. So liefern Vorbilder eine Vielzahl von Assoziationen, z.B. das wichtigste Werkzeug der Starköche ist das scharfe Messer; gute Lebensmittel werden mit einem guten Messer zu einem gelungenen Gericht.
• Mit der Festlegung von entscheidenden Begriffen vermeiden Sie, dass die Zuhörer mit ihrer Fantasie in die falsche Richtung laufen. Sie schaffen damit eine möglichst sachliche Grundlage, z.B. das Messer funktioniert in allen Bereichen der Küche; Dauertests erbrachten keine Anzeichen von Abnutzung.

Diese Aspekte gelten um so mehr, wenn es sich um die abstrakten Themen der Wirtschaft handelt. In diesen Bereichen ist die Gefahr, eine Präsentation falsch zu deuten groß, da die Bandbreite der Interpretationen sehr weit reicht. Begriffe wie Ziele, Ergebnisse, Zufriedenheit, Wirtschaftlichkeit usw. werden von den Zuhörern unterschiedlich ausgelegt. Darum ist es wichtig, im Vorhinein die Einstellungen der Zielgruppe zu verstehen und unverzichtbare Erklärungen auf Basis dieser Einsichten einzubauen. Auf die jeweilige Zielgruppe ausgerichtete Berichte stellen sicher, dass die Ergebnisse entsprechend gewürdigt werden können.

Fazit: Die Profilierung ist ein einfacher Ansatz, um den unnötigen blinden Fleck, die unscharfe Vorstellung der Zielgruppe, zu vermeiden. Sie vermitteln dadurch wirksamer Ihre Interessen und Ergebnisse.