In der Kunst und der Unterhaltung gibt es Formate, die auf Improvisation beruhen. Das Action Painting, der Jazz, das Improtheater oder Talkshows bieten einen einfachen Rahmen, in dem die Akteure Ergebnisse kreieren, die nicht detailliert vorab geplant werden. Beim Bau von Gebäuden, der Programmierung von IT-Anwendungen oder der Gründung eines Unternehmens, ist eine umfangreichere Vorbereitung unverzichtbar. Die Einzelteile werden in Abhängigkeit voneinander entwickelt. Sie sollen am Ende wie geplant zusammenpassen. Eine der Leitungsaufgaben, neben dem Selbstmanagement, der Koordination, der Kommunikation und der Kooperation, ist es ein stimmiges Konzept sicherzustellen. Am besten startet man mit einer kurzen Beschreibung, die zeigt, dass die Absicht logisch machbar ist.
In dieser ersten Skizze sollten die folgenden vier Aspekte so beschrieben sein, dass man entscheiden kann, ob sich der Aufwand eines detaillierten Konzepts lohnt.
- Ziele
Hiermit wird der angestrebte Zustand in Form von Zielen, dem Oberziel und den dazugehörigen Teilzielen, beschrieben. Sie sollten so formuliert sein, dass auch Außenstehende das Vorhaben verstehen. - Prämissen
Die Prämissen beschreiben die Bedingungen, die erfüllt sein müssen, um das Vorhaben zu realisieren. Dazu gehören die erforderliche Anzahl von Mitarbeitern, die benötigten finanziellen Mittel, die notwendige Infrastruktur (d.h. die Hard- und Software, die Räumlichkeiten und Medien aller Art) sowie die entscheidenden Fertigkeiten und Kenntnisse. - Ergebnisse
Die Ergebnisse sind immer Produkte und/oder Dienstleistungen. Produkte teilen sich auf in Verbrauchs- oder Gebrauchsgüter.Dienstleistungen sind personen- oder sachbezogene Services. An dieser Stelle ist die verständliche, vollständige Liste besser, als die ausführlich beschriebenen Ergebnisse. In der späteren Ausarbeitung werden die einzelnen Resultate weiter detailliert. - Erläuterung
Mithilfe der Erläuterungen soll dem Leser das Vorhaben weiter verdeutlicht werden. Die Vision und die Mission vermitteln dabei den Zweck des Plans. Die Auflistung der wesentlichen Funktionen und Prozesse vermitteln die Art und Weise, wie die einzelnen Elemente zusammenwirken. Die Vorgeschichte und weitere interessante Informationen runden das Bild ab. Die Erläuterungen sollten sich auf die Aspekte beschränken, die das Vorhaben besser verdeutlichen und kurz und knapp formuliert werden.
Die größte Herausforderung bei der Beschreibung des Konzepts ist die Festlegung des Umfangs und dem Grad der Detaillierung, der zu diesem Zeitpunkt, am Anfang des Prozesses, erreicht werden soll. Da sich die Größe eines Vorhabens sehr unterscheidet, gibt es keine eindeutige Antwort in Form von Seitenzahlen oder anderen Kennzahlen. Als Daumenregel gilt:
- Schildern Sie so umfangreich, wie für das Verständnis erforderlich ist.
- Beschreiben Sie so detailliert, wie für die aktuelle Entscheidung nötig ist.
- Investieren Sie so wenig Zeit, wie möglich.
- Veranschaulichen Sie immer Ziele, Prämissen, Ergebnisse und Erläuterungen, so verständlich wie möglich.
Am Ende sollten Sie sagen können: Das Konzept ist dann machbar, wenn es nachvollziehbar funktioniert.