Der Preis ist selten ein Indikator für gute Qualität. Manche kaufen immer das Teuerste, im Glauben die beste Qualität zu erhalten. Andere kaufen immer das Billigste, in dem Glauben dadurch nicht zu viel zu zahlen. Der richtige Ansatz ist der beste Wert für den Preis. Dafür müssen Angebote strukturiert betrachtet werden. Jede Rolle im Beschaffungsprozess hat seine eigene Sicht – Einkäufer: maximale Preisreduzierung; Controller: so wenig wie möglich bezahlen; Zulieferer: maximaler Preis für minimale Leistung: Besteller: maximaler Mehrwert. Doch wie bewertet man die Katze im Sack?

Einerseits benötigen die Rollen eine klare Verteilung der Aufgaben. Andererseits fördern strukturierte Anforderungen die Güte und die Vergleichbarkeit. Die Angebote sollten die vollständige Beschreibung der Leistungen, die erforderlichen Bestandteile des Vertrags und den Preis beinhalten.
Die Bewertung erfolgt dann nach den folgenden Aspekten.

• Auswahlkriterien
  Auf Basis der folgenden Kriterien werden die eingehenden Gebote ausgewertet: Grundsätzliche Informationen, wie z.B. Information über den Lieferanten, Projektorganisation, weitere Produkte und Services, Kosten, Compliance; funktionale Aspekte, wie z.B. die angebotenen Funktionen, Prozesse, Daten, Schnittstellen, Administration, IT.
• Gewichtung
  Da nicht alle Kriterien gleich wichtig sind, sollten die einzelnen Kriterien vorab gewichtet werden, wie z.B. 1=Standard, 2=Wichtig, 3= Zwingend erforderlich).
• Belegbarkeit
  Die Nachvollziehbarkeit der Leistungen schafft zusätzliche Abstufung der Angebote. Hierfür werden die nachgewiesenen Elemente mit 10 und nicht nachvollziehbaren mit 1 bewertet.
• Preiserwartungen
  Die interne Schätzung der Kosten setzt den Rahmen für die Angebote. Sollte ein Angebot wesentlich unter dem Schätzwert liegen, fehlen sicherlich wichtige Funktionen. Liegt das Angebot wesentlich über dem Schätzwert, dann könnten unerwünschte Elemente die Lösungen zu belasten.

Fazit: Der Ansatz zur Auswertung der Angebote sollte im Vorhinein klar beschrieben sein, um eine möglichst sachliche Bewertung in möglichst kurzer Zeit zu erhalten. Die klare Verteilung der Aufgaben und die standardisierte Anforderungsspezifikation sind die Voraussetzung für eine wirkungsvolle Beschaffung.