Der Weg von der Idee zum fertigen Text, mit all seinen Abbildungen und Formatierungen, durchläuft in vielen Fällen einen ähnlichen Ablauf – durchdenken, thematisieren, konzipieren, formulieren, formatieren. In jedem Schritt sind besondere Formate erforderlich. Ist der Gedanke noch nicht zu Ende gedacht, dann macht eine Reinschrift noch keinen Sinn. Bereitet man die Formatierung vor, so reicht eine Skizze nicht mehr. Damit folgt die gerade benötigte Form immer dem Status im Lebenszyklus eines Textes.

Die folgenden Schritte zeigen ein paar Beispiele.

• Reden
  Reden ist das passende Format, um eine Idee mit anderen zu teilen. Dabei werden erstmalig die Worte gefunden, die die Gedanken ausdrücken. Beim Reden entwickelt sich die Argumentation durch die Rückfragen der Zuhörer. Dies schärft den Einfall.
  Solange sich die Vorstellung noch nicht gefestigt hat, ist die ausgefeilte Erklärung noch nicht hilfreich, da die Gliederung noch nicht vorliegt.
• Skizzieren
  Die gefundenen Worte können jetzt gesammelt und in Beziehung gesetzt werden. Dadurch entsteht langsam eine Skizze des ursprünglichen Einfalls. Jetzt ist ein guter Moment, um sich um den Wortschatz zu kümmern, der den Inhalt weiter auf das Gewünschte konzentriert.
  Eine Mindmap ist ein wirksames Werkzeug, um die Elemente zu sortieren und ein erstes Bild der Gliederung zu erhalten.
• Entwerfen
  Auf Basis der Skizze kann jetzt die Rohfassung des Textes erstellt werden. Hier wird die Gestalt des Skripts erarbeitet. Es erscheinen die Überschriften, ein erster Rhythmus der Absätze und Ideen für die Illustrationen.
  Spätestens jetzt ist der Einsatz einer Textverarbeitung von Vorteil. Wenn hier bereits allgemeine Formate für die Überschriften, Absätze und Bilder vorliegen, erleichtert dies in der Folge die Arbeit, auch wenn es sich nicht um die finalen Formate handelt.
• Ausarbeiten
  Irgendwann beginnt die Ausarbeitung der finalen Texte und Bilder. Dabei werden die inhaltlichen, roten Fäden, z.B. welche Metaphernfelder oder welchen durchgängigen Illustrationsstil (z.B. Photos, Grafiken, Karikaturen) man nutzen möchte, abschließend festgelegt. Ab jetzt werden die Inhalte auf die Goldwaage gelegt und in den endgültigen Zustand gebracht.
  Noch befindet man sich nicht in dem geplanten Format. Die endgültigen Inhalte sollten aber zu über 95% ausformuliert und gestaltet vorliegen.
• Formatieren
  Um abschließend zu formatieren muss das Zielformat entschieden werden – A4-PDF, E-Book, Druckbuch (A5, Standardbuch, Textbuch A4). Daraus ergeben sich die Vorgaben des abschließenden Formats. Die Fußzeilen, Querverweise, Ränder sowie das Impressum, Klappentexte usw. brauchen jetzt den endgültigen Text.
  Man sieht zum ersten Mal, wie der Endzustand aussehen wird. Mit diesem Format führt man die abschließenden Prüfungen und letzte inhaltliche Änderungen durch.

Bei der Vervielfältigung gibt es keinen Weg zurück. Es fallen die einzelnen, nur noch mit viel Aufwand anpassbaren Exemplare aus der Druckmaschine heraus. Änderungen können nur noch durch Überkleben der falschen Stellen, durch Nachlegen von Seiten oder bei der nächsten Auflage eingebaut werden  Je nach Auflage benötigen die vorgelagerten Schritte mehr oder weniger Genauigkeit.

Der größte Fehler, der im Ablauf gemacht werden kann, ist das Überspringen eines Schrittes. Wenn beispielsweise bei der Entwicklung einer Abbildung keine Skizzen angelegt, sondern sofort Reinzeichnungen gemacht werden. Oder, wenn in Ermangelung von Ideen zu einem frühen Zeitpunkt die Formate vorbereitet werden. Niemand entwickelt ein Konzept von Grund auf mit dem finalen Inhalt und in einem Rutsch. Die Formate behindern den freien Fluss der Gedanken.

Fazit: Jeder Schritt in der Entwicklung von neuen Themen hat ein geeignetes Format. Vom Reden, über das Skizzieren, Entwerfen und Ausarbeiten, bis zum Formatieren und der abschließenden Vervielfältigung gibt es jeweils eine Form. Das Gespräch fördert das Kneten der eigenen Gedanken; die Skizze schafft die Gliederung unbelastet von verwickelten Formulierungen; die Ausarbeitung des Themas wird durch eine entsprechende Textverarbeitung erleichtert; die meisten Programme unterstützen alle Möglichkeiten der Formatierung.
Wird ein Format zu früh im Ablauf genutzt, dann bremst das die Entwicklung. Die inhaltliche Ausarbeitung ist die Pflicht, das Format ist die Kür. Darum: Die Form folgt dem Status im Lebenszyklus eines Textes – und nicht der Text dem Format.