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Is there a right moment?

Digitization virtualizes business processes and overcomes physical limitations. How long will it take, until we are no longer ordering a spare part and receive it in a parcel, but rather print the parts with a corresponding 3D printer, wherever we are. Based on the provided instructions, we are able to install the part. This leads to a tremendous acceleration, since the delaying physical delivery is eliminated. What does this mean for our planning? Do we change our procedures? Do we still need the right moment to take care of the plan?

Even production and logistics processes are shifted into the computer and accelerated that way. Automated agents, equipped with appropriate rules, decide independently and unimaginably quickly. People with their feelings, doubts and their slow way of thinking become a risk. To what extent are human decisions possible in a timely manner and still necessary in the flow at all? Or how quickly can people in charge react? Are the following planning approaches still necessary in the future?

  • Frontloading
    This planning approach is not only important by its early planning moment, but also by advancing certain activities, which are actually needed later. The main advantage is the overview of all tasks and dependencies at the beginning of the initiative. That way complicated subsequent adjustments and the resulting overloads are avoided. Complying with the time and financial budgets is more likely with Frontloading. The disadvantage is the uncertainty that the activities are potentially not yet required and eventually no longer needed, because the framework conditions changed over time.
  • Just in time
    The prompt planning is attractive because it only takes place when you really need it, that is, shortly before the activity comes up. Until then the circumstances are clearer and offer less surprises. This makes the planning less complex but at the same time more reliable. Attention is always here and now. Were there no dependencies that one recognizes too late or not at all – with the fatal effect of increasing risk. Due to unforeseen disturbances, dates are missed and the further expiration stalls at unexpected places.
  • Backloading
    In reactive mode you run after the dates. Like the fire brigade, you are in a waiting position in order to timely limit the damage. In Backloading, a rough plan is being continually improved and means for emergencies are prepared accordingly. The advantage is that as long as there is no fire, everything takes its course. The participants can manage everything by themselves without unnecessary coordinating overhead. The disadvantage arises in case of many fires that can not be brought under control. This planning approach is one reason why two thirds of the projects fail.
  • Procrastinating
    The most irresponsible variant of planning is postponitis, the passive sitting tasks out. There is no activity before or after, but the whole thing is simply repressed. This leads to an accumulation of undone tasks, which eventually cannot be mastered. To what extent the avoidance of expenses is an advantage for the shifter is in the eye of the observer. The appropriate description of this behavior is probably too unfriendly. There are no advantages for the project, because the desired results are not created.

Only a few people are suitable for the decisive business of planning. The necessary foresight requires an understanding of the tasks, the relevant components with their parameters and sufficient imagination to anticipate the potential bottlenecks. And even if the corresponding skills are available, the planners need sufficient information with a corresponding level of detail – Who does what? When are they available? Who needs what? How is everything connected? What is the current status? And so on.

Bottom line: People are constantly needed, who take the responsibility and do the business of planning. The personality determines the chosen approach – as long as it is not postponitis. Frontloading is the safest way to get a coherent planning, even so the most time-consuming. Just in time is pragmatic and successful, as long as there are no big surprises in the interplay of the activities. Backloading is the last way to achieve a result. In any case, nip procrastinating in the bud, since no results are produced. Everyone should consciously decide for oneself when is the right moment for the planning – and bear the consequences.

Gibt es einen richtigen Moment?

Die Digitalisierung virtualisiert die Geschäftsprozesse und überwindet physische Beschränkungen. Wie lange dauert es noch, bis wir ein Ersatzteil nicht mehr bestellen und per Paket erhalten, sondern eher die Teile mit einem entsprechenden 3D-Drucker drucken, wo immer wir sind. Anhand der mitgelieferten Anleitung können wir das Teil dann selbst einbauen. Dies führt zu einer ungeheuren Beschleunigung, da die verzögernde, physische Lieferung wegfällt. Was bedeutet das für unsere Planung? Ändern sich dadurch unsere Vorgehensweisen? Brauchen wir noch den richtigen Moment, um uns um den Plan zu kümmern?

Selbst Produktions- und Logistikabläufe werden in den Computer verlagert und dadurch beschleunigt. Vollautomatische Agenten, die mit entsprechenden Regeln ausgestattet sind, entscheiden selbstständig und unvorstellbar schnell. Menschen mit ihren Gefühlen, Zweifeln und langsamen Denkvorgängen werden dabei zum Risiko. Inwieweit sind dann menschliche Entscheidungen noch zeitnah möglich oder überhaupt im Ablauf notwendig? Beziehungsweise wie schnell können die Verantwortlichen dann noch reagieren? Sind die folgenden Planungsansätze zukünftig überhaupt noch erforderlich?

  • Frontloading
    Dieser Planungsansatz ist nicht nur durch einen frühzeitigen Planungstermin von Bedeutung, sondern auch durch das Vorziehen bestimmter Tätigkeiten, die eigentlich später benötigt werden. Der wesentliche Vorteil ist der Überblick über alle Aufgaben und Abhängigkeiten am Beginn der Initiative. Dadurch werden aufwendige spätere Anpassungen und die resultierende Überlastung vermieden. Die Einhaltung des Zeit- und Finanzbudgets wird mit Frontloading wahrscheinlicher. Der Nachteil besteht in der Unsicherheit, dass die noch nicht benötigten Aktivitäten am Ende nicht mehr gebraucht werden, da sich die Rahmenbedingungen zwischenzeitlich geändert haben.
  • Just in time
    Die zeitnahe Planung ist attraktiv, da sie immer nur dann stattfindet, wenn man sie tatsächlich braucht, d.h. kurz bevor die jeweilige Aktivität anfällt. Die Sachverhalte sind bis dahin klarer und bieten weniger Überraschungen. Dadurch wird die Planung weniger komplex aber gleichzeitig zuverlässiger. Die Aufmerksamkeit ist dabei immer im Hier und Jetzt. Wären da nicht die Abhängigkeiten, die man zu spät oder gar nicht erkennt – mit der fatalen Auswirkung, dass das Risiko steigt. Termine werden dann durch unvorhergesehene Störungen verpasst und der weitere Ablauf gerät an unerwarteten Stellen ins Stocken.
  • Backloading
    Im reaktiven Modus rennt man den Termin hinterher. Wie die Feuerwehr steht man in Wartestellung, um rechtzeitig am Ort des Geschehens den Schaden zu begrenzen. Beim Backloading wird ein grober Plan kontinuierlich nachgebessert und Maßnahmen für Notfälle entsprechend vorbereitet. Der Vorteil ist, dass solange kein Feuer entsteht, alles seinen Gang geht. Die Beteiligten bekommen alles selbst geregelt ohne unnötigen, koordinierenden Overhead. Der Nachteil entsteht, wenn viele Feuer auflodern und dadurch nicht mehr unter Kontrolle gebracht werden können. Diese Form der Planung ist ein Grund dafür, dass zwei Drittel der Projekte scheitern.
  • Prokrastination
    Die unverantwortlichste Variante der Planung ist die Verschieberitis, das passive Aussitzen von Aufgaben. Hier wird weder vorher noch nachher agiert, sondern das Ganze einfach verdrängt. Dies führt zu einer Anhäufung von Aufgaben, die irgendwann nicht mehr beherrscht werden. Inwieweit die Vermeidung von Aufwänden für den Verschieber von Vorteil ist, liegt im Auge des Betrachters. Die passende Beschreibung dieses Verhaltens ist vermutlich zu unfreundlich. Für das Projekt ergeben sich dadurch keine Vorteile, da die gewünschten Ergebnisse nicht erzeugt werden.

Nur wenige eignen sich für das kriegsentscheidende Geschäft der Planung. Die notwendige Vorausschau braucht ein Verständnis der Aufgaben, der relevanten Bestandteile mit ihren Kenngrößen und ausreichend Vorstellungskraft, um die möglichen Engpässe vorherzusehen. Und selbst wenn die entsprechenden Fähigkeiten vorliegen, brauchen die Planer ausreichende Informationen mit einem entsprechenden Detaillierungsgrad – Wer kann was? Wann sind sie verfügbar? Wer braucht was? Wie hängt alles zusammen? Was ist der aktuelle Status? Und so weiter.

Fazit: Es werden weiterhin Leute gebraucht, die die Verantwortung und das Geschäft der Planung übernehmen. Die Persönlichkeit bestimmt, welcher Ansatz gewählt wird – solange es nicht Verschieberitis ist. Frontloading ist dabei der sicherste Weg, um eine stimmige Planung zu erhalten, wenn auch der aufwendigste. Just in time ist pragmatisch und erfolgreich, solange es keine großen Überraschungen im Zusammenspiel der Aktivitäten gibt. Backloading ist die letzte Möglichkeit, um zu einem Ergebnis zu kommen. Prokrastination sollte in jedem Fall im Keim erstickt werden, da damit keine Ergebnisse erzeugt werden. Jeder sollte für sich bewusst entscheiden, wann der richtige Moment für die Planung ist – und die Konsequenzen ertragen.