Verschiedene Aufgaben müssen oft in Einklang gebracht werden. Das gilt für die eigenen Tätigkeiten, die man im Laufe eines Tages selbst erledigen möchte und für die, die an Mitarbeiter oder ein Projektteam delegiert werden. Einmal im Jahr müssen beispielsweise im Rahmen der Leistungsvereinbarung die Ziele vereinbart werden. Diese hängen mittelbar von Aufwänden ab, die durch mehr oder weniger umfangreiche Berechnungen geschätzt werden. Die erste Hürde ist für alle die Bewertung Pi mal Daumen.

Der folgende Ablauf kann in kurzer Zeit durchgeführt werden und liefert eine schnelle Schätzung oder Vergleichszahlen für spätere, genauere Berechnungen.

• Einstimmung
  Zur Vorbereitung sammelt man gedanklich die Bestandteile und Einflüsse. Dies kann auf der Grundlage persönlicher Erfahrungen oder, wenn möglich, durch konkrete Literatur- und Internetsuchen erfolgen. Das Ergebnis besteht aus den grob gegliederten, fachlichen Aufgaben und Ergebnissen, die für den jeweiligen Zweck gebraucht werden.
• Schätzung
  Mit dem Überblick der Umfänge vor Augen denkt man an die Kapazitäten, Ressourcen und die Zeit, die nötig sind, um zum gewünschten Resultat zu kommen. Als Referenz dienen eigene Erfahrungen sowie Ergebnisse von ähnlichen Projekten.
• Begutachtung
  Die Schätzungen werden auf ihre Stimmigkeit begutachtet. Dies erfolgt ohne umfangreiche und detaillierte Rechnungen, sondern in dem man auf sein Bauchgefühl hört. Sofern keine Diskrepanzen entstehen, scheinen die bisherigen Annahmen zusammenzupassen.
• Korrektur
  Erteilt das Bauchgefühl jedoch eine negative Rückmeldung, passt man die entsprechenden Schätzwerte an und wiederholt die Begutachtung solange, bis man keine Diskrepanzen mehr spürt.
• Einsatz
  Die Ergebnisse können in unterschiedlichen Zusammenhängen genutzt werden. So nutzt man dieses Vorgehen in einer Sitzung, um vorgestellte Zahlen zu überschlagen und zu kommentieren. Auf dieser Grundlage kann man auch Projekt- und Aufgabenplanungen aufbauen und umfangreiche Berechnungen erstellen, um detailliertere Schätzungen zu erhalten.

Diese Schritte ersetzen nicht die übliche Aufwandsschätzung, sondern sind ein schneller Weg die Größenordnungen zur Durchführung von Aufgaben und der Erstellung von Ergebnissen zu überblicken. Innerhalb kürzester Zeit Nachdenkens erhält man ein Gefühl für das, was man sich vornimmt, die Zuordnung von Aufgaben oder zur Bewertung der Aufwandsschätzungen eines Projekts.

Fazit: Am Ende sind alle Aufwandsschätzungen Prophezeiungen, da sie auf unvollständigen und unsicheren Informationen aufsetzen. Der obige Ansatz stellt sicher, dass man den richtigen Umfang und die bestmöglichen Kenngrößen vor Augen hat. Aufwendige Berechnungen ändern an dem Sachverhalt der Weissagung jedoch nichts, da sie stets auf angenommenen Zahlen basieren. Es ist eine schnelle, wenn auch grobe Möglichkeit, um zu Voraussagen zu kommen. Egal, wie umfangreich die abschließende Schätzung durchgeführt wird, braucht man immer einen Vergleichswert, an dem man die Zuverlässigkeit der Berechnung prüfen kann. Damit ist die erste Hürde für alle die Bewertung Pi mal Daumen.