Auch wenn wir auf über zwanzig Jahre Business Process Engineering zurückblicken können, sind die Geschäftsabläufe immer noch durch Aktivitäten belastet, die die knappen Mittel verschwenden, die zu Verzögerungen führen und die die Mitarbeiter demotivieren. Aus diesem Grund gibt es regelmäßig den Bedarf die Abläufe zu entschlacken, indem durch Verzicht der Prozess verbessert wird.
Um dies zu ermöglichen, sollten die Vorgänge dokumentiert vorliegen. Fehlen entsprechende Beschreibungen, so kommt man nicht umhin, die Abläufe mit den erforderlichen Details zu ermitteln. Bereits auf der obersten Ebene, der Prozesslandkarte, finden sich mögliche Kandidaten, z.B. ganze Bereiche, die fremdvergeben werden können. Die eigentlichen Geschäftsprozesse können dann nach unnötigen Prozessschritten durchsucht werden, in dem die folgenden Aspekte betrachtet werden.
- Den Schwerpunkt auf die Kernaufgaben legen
Ursprünglich haben Unternehmen die gesamte Wertschöpfung intern abgewickelt, von der Herstellung des Stahls bis zum fertigen Fahrzeug. Mittlerweile bieten Dienstleister fast alle Funktionen als Services an – von der Verpflegung, über die Verwaltung der Gebäude und dem Fuhrpark, bis hin zu den Services der IT und der Produktentwicklung.
Um die Abläufe auf die Kernaufgaben auszurichten, werden der strategische Kern festgelegt und die anderen Funktionen fremdvergeben. Intern verbleibt nur noch die Koordination der externen Partner. - Tätigkeiten vereinfachen
Häufig sind Abläufe belastet durch alte Tätigkeiten, die nicht mehr erforderlich sind, z.B. Dokumente zu verwalten oder die Verteilung von Protokollen. Da die Informationen elektronisch gespeichert sind, stehen den Mitarbeitern, durch entsprechenden Zugriff, die erforderlichen Informationen jederzeit zur Verfügung.
Die Tätigkeiten lassen sich mittels der durchgängigen Nutzung der aktuellen IT an vielen Stellen vereinfachen. - Kontrollaufgaben eliminieren
Abhängig von der vorherrschenden Kultur sind Abläufe durchdrungen von Kontrollen und Nachbesserungsschleifen. Durch das Vier Augen Prinzip werden die Beteiligten entmündigt und der Ablauf gebremst.
Die Auflösung der Kontrollaufgaben macht die Prozesse schneller und die Güte der Ergebnisse steigt mit der eigenverantwortlichen Kontrolle durch die Beteiligten. - Abläufe verkürzen
Die Tendenz, die Anzahl der Abläufe gering zu halten, führt zu überfrachteten Ungetümen. Schnell werden verschiedene Tätigkeiten zu einem Ablauf verbunden, z.B. der Vertriebsprozess, der Personalprozess, der Entwicklungsprozess. Dabei wird schnell vergessen, dass ein Prozess nicht unterbrochen sein soll.
Durch die Orientierung an den natürlichen Bruchstellen lassen sich diese Monster aufteilen bzw. verkürzen. - Sinnlose Verschwendung streichen
Eigentlich gibt es keine sinnlosen Tätigkeiten, da für jede eine unbestreitbare Erklärung verfügbar ist, die den Nutzen für den Einen oder Anderen aufzeigt..
Aus diesem Grund sollten alle Tätigkeiten hinterfragt werden, ob sie einen Mehrwert für die Ergebnisse liefern. Sofern diese Begründung nicht sachlich nachvollziehbar ist, sollte die Tätigkeit ersatzlos gestrichen werden.
Fazit: Durch Verzicht auf Tätigkeiten können Geschäftsprozesse reibungsfreier gestaltet werden. Sie werden schneller, erzielen bessere Ergebnisse und geben den Mitarbeitern die Zeit, um die Kernaufgaben konzentriert zu erfüllen.