Mit dem Projektmanagement stehen seit Jahren Strukturen zur Verfügung, um die Vorhaben ordentlich durchzuführen. Und trotzdem schaffen es nur 2,5% der Unternehmen, ihre Projekte wie geplant abzuschließen (s. http://ow.ly/zy5hB). Alles beginnt bei den unterschiedlichen Auslegungen des Projektziels (s. Abbildung). Zusätzlich übersteigen die Kosten durchschnittlich 27% des geplanten Budgets. Schwächen beim Austausch von Informationen sind bei 57% der Grund für das Scheitern. Der Mangel an Planung führt in 39% der Fälle zum Abbruch. Ist es nicht möglich, die Probleme eines Projekts frühzeitig zu erkennen?

Allgemein sieht es so aus, als ob zwei Drittel der Projekte ihre Ziele nicht erreichen (siehe http://ow.ly/zzd9P). Glaubt man den Zahlen, so läuft die überwiegende Zahl der Initiativen nicht wie gewünscht ab. Aus dieser Tatsache lässt sich ein einfacher Indikator für gefährdete Vorhaben ableiten – die scheinbar fehlenden Projektprobleme. Berichtet ein Projekt von wenigen bzw. keinen Schwierigkeiten, dann ist es sehr wahrscheinlich, dass ernste Probleme bestehen.

Beeinträchtigungen passieren in allen Bereichen des Projektmanagements (mehr hier: http://ow.ly/zzcST).

• Der Projektplan besteht im Wesentlichen aus den Aufgaben und deren Ablauf. Sie werden häufig zu optimistisch und zu knapp geschätzt. Eine unerwartete Störung in einem der Arbeitspakete führt sofort zu einem neuen kritischen Pfad. Diese Verzögerungen werden jedoch ungern berichtet. Die Beteiligten versuchen lieber, die Verspätung aufzuholen. Der Verzug wird dann erst spät, häufig erst am geplanten Ende, sichtbar.
• Die Kostenschätzung erfolgt im Wettbewerb zu anderen Anbietern. Die Kosten werden dadurch so knapp gerechnet, dass jede Überraschung den Kostenrahmen sprengt. Die Tatsache, dass nur 2,5% der Unternehmen ihre Projektziele hundertprozentig erreichen, ist auch ein Indiz für regelmäßige Überschreitungen der Kosten (ca. 16% überziehen das Budget sogar 200%ig).
• Die Projekte bestehen aus dem Kernteam und Mitarbeitern der beteiligten Fachbereiche. Die Zuordnung erfolgt häufig auf Teilzeitbasis, d.h. der einzelne Mitarbeiter muss seine Beiträge im Projekt leisten und gleichzeitig seine Aufgaben im Tagesgeschäft erfüllen. Dies erhöht den Aufwand eines Projekts durch verschobene, unnötig lange und sich wiederholende Sitzungen, da die benötigten Teilnehmer selten vollzählig anwesend sind.
• Die Entscheider haben häufig die Verantwortung für mehrere Projekte, die sie beauftragen und kontrollieren. Der Austausch mit dem Projektleiter beschränkt sich dann auf die Berichtstermine im Steuerkreis. Wenn der Projektleiter keine weiteren Möglichkeiten findet, den Entscheidern die echten Themen mitzuteilen, werden die eigentlichen Schwierigkeiten erst am Ende des Projekts sichtbar. Einerseits werden derartig späte Änderungen wesentlich schwieriger. Andererseits fehlt die Zeit für die umfassende Behebung aller betroffenen Aspekte.

Projektmitglieder können ihr eigenes Lied von den Schwierigkeiten singen. Entscheidend ist, dass ein Projekt, das keine Schwierigkeiten berichtet, sehr wahrscheinlich kritisch ist. Die fehlende Transparenz verhindert das frühzeitige Erkennen und damit die einfache Lösung. Eine Ursache ist sicher ein befürchteter Gesichtsverlust der verantwortlichen Person. Solange die Kultur des Unternehmens nicht über eine verzeihende Fehlertoleranz verfügt, muss immer wieder mit gescheiterten Projekten gerechnet werden.

Fazit:
Positive Projektberichte, die keine Schwierigkeiten aufzeigen und dadurch die schwierige Situation verschleppen, liefern DAS Anzeichen für Projektprobleme – der Fehlende-ProjektProbleme-Indikator (FPPI).