Der Erwartungshorizont für ein Projekt wird bereits vor dem eigentlichen Beginn durch die Anforderungen bestimmt. Der vorhergesagte Projektumfang und Zeitrahmen sowie das bereitstehende Budget sind wichtige Prämissen für das Vorhaben. Obwohl das Vorgehen und die Bestandteile einer ordentlichen Abwicklung von Vorhaben gut durchdacht vorliegen, erreichen Projekte die Ziele eher selten (siehe hier: http://ow.ly/zy5hB ). Dies kann einerseits an dem ausführenden Team liegen. Andererseits könnten die Ziele aufgrund einer verfehlten Projektplanung zu ehrgeizig, außerhalb der Möglichkeiten des Vorhabens formuliert worden sein.
Die folgenden Gründe tragen zu einer wirklichkeitsfremden Planung bei.
- Unrealistische Erwartungen
Die Beschreibung der Anforderung wird bestimmt durch die vorhandenen Budgets und dem Mangel an Details. Dabei können beim Auftraggeber schnell der Wunsch der Vater des Gedankens und die Vorgaben unrealistisch knapp kalkuliert werden. Wenn die Auftragnehmer sich darauf einlassen, sind der zeitliche Verzug und die Überschreitung des Budgets vorprogrammiert. - Schnäppchen gewinnt
Der vorherige Punkt wird verstärkt durch den Ansatz, dem billigsten Angebot den Zuschlag zu erteilen. Grundsätzlich ist das richtig, wenn nicht Äpfel mit Birnen verglichen werden. Da vor dem Beginn eines Projektes jedoch ausreichende Zahlen, Daten und Fakten fehlen, tut sich der Auftraggeber schwer, die Elemente des Angebots zu vergleichen, da sich viele Feinheiten unter allgemeinen Überschriften verstecken. - Fehlerhaftes Vollzeitäquivalent (VZÄ)
Ein entscheidender Faktor bei der Schätzung ist die Grundlage aller Arbeit – der Mensch. Das beginnt bei der Einschätzung der Verfügbarkeit eines Vollzeitmitarbeiters, der durch das Vollzeitäquivalent bestimmt wird. Von den 260 möglichen Arbeitstagen eines Jahres steht ein Mitarbeiter aufgrund von Urlaubs- und anderen Fehlzeiten gute 200 Tage zur Verfügung. Ein Blick in die Projektplanung genügt, um die zu erwartende Verzögerung im Projekt zu berechnen. - Glatt-gehen-Verzerrung
Verbesserte Variablen führen zu der optimistischen Erwartung, dass alles glatt geht und damit zu einer weiteren Verzerrung der Planung. Menschen sind keine Roboter und die Projektplanung ist kein Computerprogramm. Darum müssen falsche Vorgaben, Änderungen der Anforderungen und Fehler bei der Abwicklung erwartet werden. Diese Pannen führen zu Anpassungen, ungeplanter Nacharbeit und nachträglichen Änderungen, die die Kapazitäten zusätzlich belasten. - Vernachlässigung des Kalenders
Aufgrund der Spreizung von Urlaubszeiten durch die Tatsache, dass nicht alle Mitarbeiter zur gleichen Zeit verfügbar sind, sind die Arbeitsgruppen nicht immer vollzählig. In Deutschland folgen diese Leerlaufzeiten dem Kalender – Weihnachten, Ostern, Pfingsten Sommer- und Herbstferien. Diese schwierigen Projektzeiten betreffen ca. 60 Arbeitstage, die potenziell zu einer weiteren Verlängerung des Projekts führen. Berücksichtigt eine Projektplanung alle diese Zeiten, werden die Verluste an produktiver Zeit minimiert. Es bleibt jedem überlassen diesen Faktor zu bestimmen, aber am Ende können MitarbeiterInnen dadurch weniger als 200 Arbeitstage pro Jahr zum Einsatz kommen. - Falsche Risikobewertung
Jede Planung ist gezwungen mit Unsicherheiten zu arbeiten. Zu diesem Zweck werden Risiken bewertet. Je nach Einstellung der Planer werden Risiken als mehr oder weniger wahrscheinlich eingestuft und entsprechende Rückstellungen, d.h. Puffer, gebildet. Da es sich dabei jedoch nur um Annahmen handelt, können die Risiken schnell zur Realität werden und das Projekt weiter verzögern.
Fazit: Der Erfolg eines Projekts ist wesentlich von der Planung bestimmt. Eine zu optimistische und knappe Planung führt ohne Umweg zum Scheitern. Die Überprüfung der oben genannten Punkte führt zu einer sichereren Prognose des Projektlebenszyklus.