Archiv der Kategorie: Management

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Raum für die Zusammenarbeit schaffen

Sitzungen werden als große Zeitfresser angesehen. Je mehr Teilnehmer, desto schwieriger ist es, einen spürbaren Nutzen für die Einzelnen zu erzielen. Die Anwesenden flüchten deshalb oft in das Studium von Unterlagen, der Bearbeitung von Emails oder beschäftigen sich mit Dingen, die nichts mit dem aktuellen Thema zu tun haben. Um ihre Aufmerksamkeit zurückzugewinnen, sollte Raum für die Zusammenarbeit geschaffen werden.

Kooperation

Zu diesem Zweck können die Veranstaltungen, die praktische Zusammenarbeit erfordern, als Workshops vorbereitet werden. Eine fruchtbare Session beinhaltet die folgenden Aspekte.

  • Thema
    Der inhaltliche Gegenstand der Veranstaltung sollte klar beschrieben sein. Dazu gehören eine aussagekräftige Überschrift der Sitzung, die Beschreibung des Zwecks und der Ziele sowie ausreichende Informationen, damit die Beteiligten wissen, worum es geht.
  • Teilnehmer
    Die Auswahl der Teilnehmer sollte sich an dem Thema und dem Beitrag der Einzelnen orientieren. Die klaren Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung stellen sicher, dass die Anwesenden einen entscheidenden Beitrag zu dem Zweck der Sitzung liefern können.
  • Prozess
    Der Ablauf zeigt vorab, welche Schritte, wie lange und mit welchen Ergebnissen vorgesehen sind. Durch eine entsprechende Planung werden das Vorgehen und ein ausreichender Zeitrahmen festgelegt, um sicherzustellen, dass nützliche Ergebnisse erzielt werden.
  • Voraussetzungen
    Die Liste der Voraussetzungen soll Überraschungen vermeiden. Sofern einzelne Bedingungen nicht erfüllt werden, ist es sinnvoll die Sitzung zu verschieben, bis die Arbeitsfähigkeit hergestellt ist. Damit minimiert sich die Anzahl von ergebnislosen Sitzungen.
  • Workshoporganisation
    Die Vorbereitung der Räumlichkeiten, der Materialien und der Bewirtung sowie gegebenenfalls der Logistik, den Übernachtungen und des Rahmenprogramms ist eine wichtige Voraussetzung für eine reibungslose Veranstaltung. Je nach Größe der Veranstaltung empfiehlt es sich ein Team zu bilden, das sich um den Ablauf kümmert. Durch eine Checkliste wird sichergestellt, dass nichts vergessen wird.

Der Aufwand zur Vorbereitung steigt exponentiell zur Dauer des Meetings. Dies stellt sicher, dass die Aufmerksamkeit über die gesamte Zeitspanne erhalten bleibt. Kurze Workshops erfordern vergleichsweise wenig Aufwand zur Vorbereitung.

P.S.: Im Interesse einer verbesserten Zeitnutzung sollten Sitzungen, die nicht die persönliche Anwesenheit erfordern, durch andere Kommunikationskanäle ersetzt werden. Die unentbehrlichen Treffen können in Turbo-Workshops verwandelt werden, die in einer Stunde konkrete Ergebnisse liefern.

Weitere Leitungsaufgaben sind das Selbstmanagement, die Konzeption, die Koordination und die Kommunikation.

Führungskräfte haben die Wahl

Je mehr Menschen zusammenarbeiten, desto wichtiger ist es sich auf ein Ziel auszurichten, gemeinsame Regeln zu befolgen und sich gegenseitig zu verstehen. Die Zusammenarbeit findet heute nicht nur zwischen Funktionen, sondern auch über die Grenzen des Unternehmens und der Branchen hinweg statt. Dadurch stoßen verschiedene Werte und Regeln aufeinander. Es entstehen komplexe Strukturen mit wechselseitigen Beziehungen und Abhängigkeiten. Im Rahmen der Leitungsaufgaben*1 ist die Koordination eine Form der Steuerung. Die gute Nachricht ist, dass Führungskräfte die Wahl haben, wie sie koordinieren.

Koordination

Aus der Vielzahl der möglichen Mechanismen zur Koordination bieten die folgenden eine überschaubare Menge, um Gruppen zu steuern.

  • Markt
    Die Einführung von Regeln des Marktes steuert das Zusammenspiel mittelbar. Da alle Aktivitäten mit Aufwand verbunden sind, bietet der Wettbewerb auf Basis von Angebot und Nachfrage eine quasi-automatische Regulierung der Auswahl. Je mehr Alternativen verfügbar sind, desto geringer die Kosten. Je weniger Angebot, desto höher der Preis. Besonders bei internen Dienstleistungen, deren Leistungen verrechnet werden, senkt dieser Ansatz mittelfristig die Kosten.
  • Vereinbarungen
    Jede Vereinbarung (z.B. Verträge, Regelwerke Einhaltung von vereinbarten Standards) legt die Art der Zusammenarbeit fest. Die formale Festlegung von Spielregeln stellt frühzeitig sicher, dass allen Beteiligten klar ist, was erwartet wird. Da eine Vereinbarung die Zustimmung aller Vertragspartner erfordert, werden die Interessen von allen berücksichtigt.
  • Partnerauswahl
    Die Koordination durch eine bewusste Partnerwahl legt bereits vor der eigentlichen Zusammenarbeit die gemeinsamen Regeln fest. Die entsprechenden Auswahlkriterien, Zugangsregeln und die angestrebte Etikette sollten vorab für alle sichtbar formuliert sein. Damit wissen alle Beteiligten, worauf sie sich einlassen und ob sie in dieser Zusammenarbeit ihren Beitrag leisten wollen oder nicht.
  • Ergebnisorientierung
    Die Ergebnisse, die in Form von Zielen vereinbart werden, synchronisieren alle Aktivitäten. Dies erfordert eine stimmige Planung, auf die sich die einzelnen Ziele beziehen. Die Mitarbeiter erhalten damit eine klare Vorgabe und lässt ihnen die Freiheit des Wie. Die Personalsysteme zur Steuerung, Bewertung und Motivation bauen darauf auf.
  • Hierarchie
    Dieser klassische Ansatz der Führung weist den Einzelnen auf unterschiedlichen Ebenen die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung zu. Es entsteht eine klare Weisungskette, die die Steuerung, die Entscheidungen und die Eskalationswege eindeutig festlegt. Die übergeordnete Ebene hat dadurch das Recht und die Pflicht zu führen.
  • Linking-Pin
    Pro-aktive Koordinatoren halten die Projekte kontinuierlich in Bewegung. Die sogenannten Linking-Pins sichern als übergreifende Ansprechpartner den wechselseitigen Austausch durch Management-by-walking-around. Ein Linking-Pin reicht von dem Treiber, über den Kümmerer bis hin zum Unterstützer der Zusammenarbeit. In jedem Fall fungiert der Linking-Pin als Verbindung zwischen den beteiligten Einheiten. Sie sind in der Lage die verschiedenen Anforderungen so zu übersetzen, dass alle sie verstehen und befolgen können.
  • Diplomatie
    Eines der ältesten Verfahren ist sicherlich die Verhandlungskunst der Diplomatie. Ähnlich dem Linking-Pin wird diese aber erst aktiviert, wenn übergreifender Abstimmungsbedarf besteht. Im einfachsten Fall wird der Gedankenaustausch zwischen den Beteiligten in die Wege geleitet. Es werden jedoch auch Verhandlungen geführt oder, im Krisenfall, zwischen den Parteien vermittelt. Ein typisches Format ist die Taskforce.

Grundsätzlich können Koordinationsmechanismen einzeln oder beliebig gemischt werden, solange am Ende die Zusammenarbeit und die Erreichung der gemeinsamen Ziele erfolgen. Da die Zustände des Geschäfts sich immer schneller ändern, ist die Hierarchie sicher am schwersten zu nutzen, da sie viel Zeit braucht, um wirksam etabliert zu sein. Linking-Pins und Diplomaten sind in Zeiten des Wandels und für vielfältige Kulturen sicherlich die praktischsten Lösungen.

*1) Weitere Leitungsaufgaben sind das Selbstmanagement, die Konzeption, die Kommunikation und die Kooperation.