Sitzungen werden als große Zeitfresser angesehen. Je mehr Teilnehmer, desto schwieriger ist es, einen spürbaren Nutzen für die Einzelnen zu erzielen. Die Anwesenden flüchten deshalb oft in das Studium von Unterlagen, der Bearbeitung von Emails oder beschäftigen sich mit Dingen, die nichts mit dem aktuellen Thema zu tun haben. Um ihre Aufmerksamkeit zurückzugewinnen, sollte Raum für die Zusammenarbeit geschaffen werden.
Zu diesem Zweck können die Veranstaltungen, die praktische Zusammenarbeit erfordern, als Workshops vorbereitet werden. Eine fruchtbare Session beinhaltet die folgenden Aspekte.
- Thema
Der inhaltliche Gegenstand der Veranstaltung sollte klar beschrieben sein. Dazu gehören eine aussagekräftige Überschrift der Sitzung, die Beschreibung des Zwecks und der Ziele sowie ausreichende Informationen, damit die Beteiligten wissen, worum es geht. - Teilnehmer
Die Auswahl der Teilnehmer sollte sich an dem Thema und dem Beitrag der Einzelnen orientieren. Die klaren Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung stellen sicher, dass die Anwesenden einen entscheidenden Beitrag zu dem Zweck der Sitzung liefern können. - Prozess
Der Ablauf zeigt vorab, welche Schritte, wie lange und mit welchen Ergebnissen vorgesehen sind. Durch eine entsprechende Planung werden das Vorgehen und ein ausreichender Zeitrahmen festgelegt, um sicherzustellen, dass nützliche Ergebnisse erzielt werden. - Voraussetzungen
Die Liste der Voraussetzungen soll Überraschungen vermeiden. Sofern einzelne Bedingungen nicht erfüllt werden, ist es sinnvoll die Sitzung zu verschieben, bis die Arbeitsfähigkeit hergestellt ist. Damit minimiert sich die Anzahl von ergebnislosen Sitzungen. - Workshoporganisation
Die Vorbereitung der Räumlichkeiten, der Materialien und der Bewirtung sowie gegebenenfalls der Logistik, den Übernachtungen und des Rahmenprogramms ist eine wichtige Voraussetzung für eine reibungslose Veranstaltung. Je nach Größe der Veranstaltung empfiehlt es sich ein Team zu bilden, das sich um den Ablauf kümmert. Durch eine Checkliste wird sichergestellt, dass nichts vergessen wird.
Der Aufwand zur Vorbereitung steigt exponentiell zur Dauer des Meetings. Dies stellt sicher, dass die Aufmerksamkeit über die gesamte Zeitspanne erhalten bleibt. Kurze Workshops erfordern vergleichsweise wenig Aufwand zur Vorbereitung.
P.S.: Im Interesse einer verbesserten Zeitnutzung sollten Sitzungen, die nicht die persönliche Anwesenheit erfordern, durch andere Kommunikationskanäle ersetzt werden. Die unentbehrlichen Treffen können in Turbo-Workshops verwandelt werden, die in einer Stunde konkrete Ergebnisse liefern.
Weitere Leitungsaufgaben sind das Selbstmanagement, die Konzeption, die Koordination und die Kommunikation.
